La organización y su entorno

Edgar A. Arenas P. - 1 Mar '06

Gerencia

“La teoría de la generación espontánea es una falacia.
Los microbios proceden de unos progenitores”.
Louis Pasteur; químico francés (1822-1895)
Y empezó a tener vigencia la “teoría de la evolución”.

Independientemente de si es “informal” (la que brota espontánea y naturalmente entre las personas y que se forma a partir de la amistad, del antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en un organigrama o en cualquier otro documento formal, como las que nacen a raíz de un desastre -natural o provocado- cuando la gente se agrupa para darse apoyo entre sí mientras llegan los servicios de rescate y salvamento, constituyéndose de interacciones y relaciones sociales entre la gente de una colectividad cualquiera, comprendiendo todos aquellos aspectos que no han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en y de las actividades de los participantes) o “formal” (la que emerge ordenadamente a partir de las relaciones establecidas en un documento formal en el cual se divide el trabajo racional, diferenciado e integrado de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por quienes manejan el proceso decisorio -generalmente, unos fundadores/dirigentes- comunicado a través de documentos de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc), toda organización nace de la voluntad de su/s creador/es; es decir: no nacen de la nada, sino del entorno en el cual ve la luz. Entonces, la inseparabilidad de la “díada organización-entorno” es de categoría “originaria”; es decir: de origen.
¿Qué es una organización? Es una creación. Una unidad viviente, algo que -al ser comparado con la inmensidad del cosmos- puede ser percibido y comprendido como un microbio -algo pequeño- que necesariamente procede de un/os progenitor/es, independientemente de que tenga oficinas y fábricas en Singapur, Caracas, o Atenas. ¿Un ente “vivo”? Sí, ¡vivo!, pues en ella se cumple una serie de funciones dinámicas -potentes- que no pueden ser realizadas por un “inexistente” (un “no-nacido” o un “muerto”).

Toda organización es un proceso que responde a una necesidad. Antes de que exista, primero debe surgir la idea correspondiente a la necesidad de su existencia; si no hay ésta, ni siquiera se pensará en crear la organización; por ejemplo: para que unos muchachos de barrio puedan jugar una partida de béisbol (una “calichera”), se requiere imprescindiblemente que sientan el deseo de jugarla y de satisfacer ese anhelo o necesidad.

Antes de empezar a jugar, es preciso saber si el escenario ambiental tiene las condiciones para eso: ¿está lloviendo o nevando; es verano, etc?; si el clima está para jugar, se van hasta el sitio apropiado y empiezan a fijar las características del teatro de operaciones: la ubicación de las bases, el montículo, desde dónde se considerará que un batazo es un “jonrón”, etc.); luego, definen las “normas” (cuántos lanzamientos “malos” equivalen a una “base por bolas” y con cuántos “buenos” será un “ponche”, si vale -o no- “robar bases”, cuántas “entradas” se jugarán, etc.); aportan los recursos materiales (bates, guantes, pelotas, etc.), y se precisa cuál será el trofeo (una caja de cervezas “frías”, etc.); es decir: se desarrolla una visión integral del asunto.

Seguidamente, proceden a crear dos equipos: para cristalizarlos, dos se auto-nombran “jefes” (uno para cada bando) y escogen “estratégicamente” entre sus conocidos cuáles formarán parte de su equipo, pudiéndose dar el caso de que alguien sea apetecido por ambos; ante ello, se sortean a “pare-o-none” el destino que aquél tendrá y si uno de los “jefes” no queda satisfecho, puede llegar al extremo de ofrecer el canje de ése por dos o tres de los suyos (según el valor que le asigne a aquél); se conviene la posición que cubrirá cada cual en el terreno y su turno al bate. Cuando lo de los recursos humanos está resuelto, se nombra un árbitro (si es que sobró algún muchacho) y se empieza la partida; pero el asunto no se queda allí, apenas inicia: tan pronto se pone la bola en juego, comienza la aplicación de las tácticas directivas y la algarabía se hace escuchar en los alrededores, dando lugar a que unos vecinos converjan para disfrutar del juego y lo ven como algo a lo que pueden dedicar su “tiempo libre”, no su “tiempo productivo” (aunque algunos hacen apuestas) ni su “tiempo recuperativo”, mientras que otros se quejan porque no dejan dormir a los bebés que acaban de beber sus teteros de leche tibia o porque suponen que volverán a romperles los vidrios de las ventanas y hasta llaman a la Policía para que venga a poner orden. En otras palabras: la partida es catalogada desde varias apreciaciones; unos, le atribuyen calidad de entretenimiento; otros, la acusan de problemática.

En resumen: el entorno da origen a las organizaciones que tienen vida en él y éstas lo afectan (positiva y/o negativamente), pues son “sistemas dinámicos” (potentes) que actúan gracias a la interrelación funcional integral y sinérgica de sus elementos o sub-sistemas constituyentes (recursos humanos, materiales, conceptuales, tecnológicos, etc.). Esa interrelación es la que da origen a las características de la organización, porque ella modela la integridad de ese todo que interactúa sobre, con, desde, y -a la vez- es influido por los elementos, sub-sistemas y sistemas del contexto donde existe, porque es un “sistema abierto”: que no está aislado del “Gran Todo”.

¿Qué es un “sistema abierto”? Conceptualmente, la Teoría General de los Sistemas, se basa en tres premisas: 1- los sistemas existen dentro del sistema (unos “todos” dentro de un “Gran Todo”); 2- los sistemas son “abiertos” (absorben algo de los otros sistemas contiguos que constituyen su entorno y descargan algo a éste. Estos sistemas están en cambio infinito: evolucionando; cuando el intercambio cesa, el sistema no funciona y se acaba; implicando la idea de que el sistema no es sólo arquitectura y estructura, sino también funcionamiento: consumo y producción); y 3- las funciones del sistema dependen de su arquitectura y estructura.

Ante las abstracciones anteriores se hace necesario definir lo que se ha conceptuado como sistema “cerrado”: aquél no relacionado; es decir: que no intercambia algo con su entorno. Ahora bien, su sola presencia en el “gran todo” implicaría una relación de ubicación, de aspecto, etc., lo cual niega de plano que tal concepto tenga cabida en la realidad, pues es válido preguntarse: ¿de dónde vino, cómo se constituyó, etc.?; de aquí que se enuncie la inadmisibilidad de la existencia de los sistemas cerrados.

Las organizaciones, por tener personas entre sus constituyentes, son consideradas -por la Teoría Estructuralista- como un “sistema social” en el cual se admite la existencia de un sistema formal (recursos humanos, materiales, conceptuales, tecnológicos, etc.) y otro informal (el modelo de relaciones interpersonales) dentro de un todo integrado que no puede ser “cerrado”, pues utiliza mucho de lo que el entorno tiene (dinero, materia prima, insumos, ideas, conocimiento, etc.) y genera productos (bienes y/o servicios) que son utilizados -de algún modo- por el mismo entorno y que son calificados por medio de paradigmas de calidad muy diversos.

Calidad, ¿qué es?: un atributo conferido por el “sistema social”. Al respecto, son comunes conceptos como: “Es la satisfacción de las necesidades del cliente”, “es la satisfacción de los deseos del cliente”, “es la satisfacción de exigencias del cliente”, “es el cumplimiento de las especificaciones formuladas para la obtención de un producto (bien o servicio) adecuado”, etc.; pero también puede afirmarse que “es la resultante de una combinación de características de ingeniería y elaboración, determinante del grado de satisfacción que el producto proporciona al consumidor durante su uso”. Esta definición conduce hacia abstracciones de confiabilidad y durabilidad, elementos determinantes de la calificación final que, irrenunciable e inevitablemente, es asignada por los integrantes del “sistema social” que entrará en contacto con lo generado por la organización que lo produjo.

Entonces, Calidad puede enunciarse como “el conjunto de propiedades y características de un producto las cuales establecen las aptitudes del mismo con el fin de satisfacer las necesidades, expresas o implícitas, que lo generan y cumplir con los objetivos que dieron lugar a su creación y a la de la organización que lo produce”.

En definitiva “organización y entorno” un díada inseparable, al derecho y/o al revés.