Prácticas Gerenciales Modernas en la Administración Pública (Parte 2 de 5)

Comité de Redacción de Entorno-Empresarial.Com - 1 Nov '11

Recursos Humanos y Crecimiento Personal

Desarrollo Humano

LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y LA GERENCIA

El gobierno y la administración no son invenciones recientes. Son tan viejos como la historia de la humanidad que siempre ha estado en la búsqueda de medios para llenar o satisfacer sus necesidades básicas.

Hasta donde llega la memoria humana, el arte de administrar ha sido uno de los imperativos esenciales del hombre. Sin embargo, la administración como disciplina sistemática es muy joven y todavía no cuenta con escuelas bien definidas de características constantes.

El desarrollo de la teoría de la administración ha tenido gran impulso en los últimos 40 años, como resultado de haberse reconocido la importancia de las relaciones humanas en la búsqueda de un sistema efectivo de empresa. En estas décadas el incremento de la actividad productiva aceleró el desarrollo de las labores administrativas. La necesidad de contar con administradores especializados ha aumentado a medida que los métodos, productos, y servicios de las empresas se han hecho más complejos, y más intrincadas las relaciones con otras empresas, con los consumidores, los trabajadores y el gobierno. Como consecuencia, los tratadistas se han lanzado a escribir sobre el tema, enfocando sus estudios desde varios puntos de vista, provocando el surgimiento de varias escuelas o criterios con relación a la teoría administrativa y sobre la administración pública en particular.

Esos distintos enfoques han creado alguna confusión en cuanto a la definición de la teoría y ciencia administrativa, y en particular de la administración pública. Muchos de los tratadistas concuerdan en que la ciencia administrativa apenas se está desarrollando por lo que es aún inexacta. Sin embargo, todos están de acuerdo en que el conocimiento y aplicación de los principios de administración pueden mejorar realmente las prácticas administrativas.

¿Qué es Gerencia?

La gerencia se ha definido "como un proceso de organización y empleo de recursos para lograr objetivos predeterminados". Peter F. Drucker, en su libro La Gerencia de Empresas, la describe como una institución básica y dominante, mientras la civilización occidental sobreviva. Añade, que la gerencia es la expresión de la creencia en la posibilidad de tener control sobre la subsistencia del hombre, mediante la organización sistemática de los recursos económicos.

Koontz y O'Donnel en su libro Curso de Administración Moderna considera la administración como el proceso de diseñar y mantener el ambiente interno propicio para alcanzar metas comunes mediante un esfuerzo organizado.

Se describe, igualmente, como la actividad que identifica y utiliza recursos para lograr los objetivos y metas organizacionales; como el procedimiento que un ejecutivo, director, gerente, o administrador lleva a cabo, al manejar los distintos aspectos de un negocio, empresa u organización; o como el proceso de liderazgo, guía y control de los esfuerzos de un grupo para alcanzar fines comunes.

Podemos concluir que la administración o gerencia es el proceso de diseñar y operar un ambiente en que grupos de personas trabajan en colaboración, contribuyendo al logro de los objetivos de la organización.

Su objetivo fundamental consiste en llevar a cabo las encomiendas eficazmente para lograr éxito en las operaciones. Tanto la operación en sí, como la administración de la misma son medios para lograr un objetivo. En la medida en que se logre alcanzar éste, se elevará el grado de eficacia de la operación.

La gerencia aplica a toda situación en donde se encuentran grupos humanos que usan métodos que liberan y a la vez vinculan sus energías, empleando todos sus recursos disponibles en un proceso continuo y dinámico encaminado hacia el logro de los resultados deseados. Ello requiere la inversión de esfuerzos dirigidos a guiar los recursos humanos, materiales y fiscales dentro de unas unidades dinámicas. Así se hace posible el logro de ciertos fines específicos a satisfacción de los usuarios.

¿Qué es Administración Pública?

En su sentido más amplio, la administración pública es todo el sistema de gobierno, todo el conjunto de ideas, actitudes, normas, procesos, instituciones, y otras formas de conducta humana que determinan cómo se distribuye y se ejerce la autoridad política y cómo se atienden los intereses públicos. Otras definiciones aceptadas del término administración pública son las siguientes:

• Es la estructura utilizada por el Estado para viabilizar la formulación de planes y el establecimiento de programas que puedan ser realizados.
• Comprende las interacciones de fuerzas e influencias fuera de la estructura formal del gobierno, la interrelación dentro del macromundo de las agencias gubernamentales y la intrarrelación en el micromundo operacional de cada una de ellas.
• Es la dirección, coordinación y control de muchas personas para realizar las políticas y objetivos del gobierno.
• Es la utilización más eficaz de los recursos disponibles.
• Todo sistema de administración es producto de muchas influencias.

Las fuerzas exógenas a la estructura formal del gobierno, que son parte del concepto amplio de la administración pública, incluye a los magistrados; a los miembros prominentes del partido político a cargo de la administración del gobierno; a líderes y miembros de diferentes grupos cívicos y profesionales que requieren que el gobierno emita diferentes políticas, reglamentos, o acciones; a los medios de comunicación social, especialmente como intercesores y/o fiscalizadores de las decisiones de los funcionarios del gobierno; y a los miembros de la sociedad como un todo. Incluye también, todos los procesos, organizaciones e individuos oficialmente investidos por ley, por los tribunales o por el ejecutivo máximo del país, para llevar a cabo las acciones administrativas necesarias para alcanzar las metas y objetivos que persigue la sociedad. Abarca los ejecutivos del más alto nivel dentro del aparato administrativo; los gerentes, administradores o ejecutivos de otros niveles; y todos los empleados gubernamentales.

La administración pública es el instrumento utilizado por el Estado para viabilizar la formulación de planes y la ejecución de toda la programación de gobierno. Las metas de cualquier plan de desarrollo tienen más posibilidades de lograrse, cuanto más ágil y efectiva en responder a las demandas de la sociedad sea la administración pública. Esto se facilita cuando la administración pública goza de la confianza del pueblo, ampliando la participación ciudadana, no sólo en la fase de planificación de los programas, sino también en la evaluación de los mismos.

Reingeniería

El concepto de reingeniería es en esencia una nueva estrategia gerencial para que una organización pueda responder al ambiente complejo y cambiante. La administración pública moderna y por ende el Estado debe considerar entre otros factores de cambio lo siguiente: cambios en los estilos de vida, adelantos tecnológicos, nuevas filosofías gerenciales, globalización, competencia, demandas de mejoramiento en la calidad y expansión de servicios y diseño de nuevas alternativas organizacionales para responder a las demandas de los ambientes interno y externos. La utilización de este mecanismo contribuirá a la organización a abandonar los principios y procedimientos organizacionales y operativos que asumen en la actualidad y crear otros nuevos.

Desreglamentación

La desreglamentación es la reducción, simplificación y/o eliminación inmediata de todo reglamento innecesario, impráctico o complejo en exceso, dada la experiencia pasada en su manejo o las necesidades contemporáneas de nuestra Isla. Esa acción debe recalcar la eliminación de aquellos aspectos que se entiendan pueden erradicar el estancamiento de las gestiones de las agencias o instrumentalidades en pro de la diligencia y eficacia de sus servicios.

Desgubernamentalización

La desgubernamentalización es el mecanismo que utiliza el Gobierno para contratar, compartir, transferir funciones o servicios o vender propiedades al sector privado. Para identificar las funciones o actividades a desgubernamentalizar puede utilizarse el análisis PERM. Ese análisis fue adaptado del Informe de Recomendaciones de "Michigan Public-Private Partnership Commission" al Gobernador de Michigan para mejorar el servicio y aumentar la eficiencia del Gobierno. El término PERM se refiere a las siglas de las palabras privatizar, eliminar, retener o modificar. El análisis consiste en formular seis preguntas básicas para cada programa, actividad o función del Gobierno y de acuerdo a su contestación se determina la acción a seguir. El mismo consta de tres partes: primero, se identifica el programa o actividad y se recopila información sobre su historia, naturaleza y objetivos; segundo se realiza el análisis correspondiente y se determina el impacto que tendrá que privatizar, eliminar o modificar la actividad o programa; y tercero, se prepara un análisis de costo beneficio.

Ese mecanismo de desgubernamentalización se utiliza cuando se identifican funciones o servicios que sean más propios de dicho sector. También, cuando se van a obtener ahorros en términos de costo y de tiempo, y cuando se entiende que el servicio se proveerá más efectivamente y con mayor calidad. La desgubernamentalización no debe ser considerada sin los mecanismos adecuados de control público.

Rol del Gerente o Administrador

¿Quiénes son esas personas llamadas administradores o gerentes que forjan el cuerpo gerencial? ¿Qué es lo que hacen? ¿Cuáles son los conocimientos, destrezas y actitudes que se requiere de ellos?

Existe profusión de literatura donde se puede encontrar contestación a esas preguntas. Obviamente no hay una contestación sencilla y directa; no hay una definición que baste por sí sola para contestar satisfactoriamente esas preguntas.

Hay varios postulados que algunos estudiosos esgrimen para fortalecer el concepto de que la gerencia es el órgano específico de la empresa.

Dichos postulados son los siguientes:

1. Los gerentes administran la empresa

En toda empresa, sea pública o privada, la decisión de que una actividad, esfuerzo o acción se lleve a cabo o no, recae sobre el administrador. Administrar un organismo gubernamental significa tener dominio de todas las circunstancias económicas y poder alterar las mismas, en una acción racional y consciente. La acción se dirige hacia el logro de los objetivos a través de los cuales se espera alcanzar lo mejor para esa empresa gubernamental, e implícitamente para los consumidores de los servicios directos e indirectos de la misma. Administrar implica estar conscientes de que hay unas políticas, unas misiones y unos propósitos que le dan vida a la entidad gubernamental y que de éstos fluyen los objetivos generales que enmarcan las metas que se quieren lograr a corto y largo plazo. Administrar consiste en crear y conservar un ambiente adecuado para que grupos de personas puedan trabajar eficiente y eficazmente en el logro de objetivos comunes.

2. Los gerentes dirigen a otros gerentes

El administrador o jefe de una agencia gubernamental actúa como coordinador de toda la actividad organizacional y operacional, a través del grupo de supervisores o gerentes intermedios que le responden a él directamente. Es a través de ellos que él se hace sentir en todos los niveles de la organización. Por esto es esencial que los roles estén bien definidos y las líneas de autoridad claramente establecidas. Para que un gerente pueda coordinar con eficacia es necesario que desarrolle un sistema de comunicación efectiva con los gerentes subalternos y se reúna con ellos periódicamente tanto para impartir directrices o discutir aspectos inherentes al funcionamiento de la agencia, como para recibir de ellos toda la información que se necesita para la toma de decisiones.

3. Los gerentes dirigen el trabajo y a los trabajadores

Para realizar un trabajo el recurso esencial son los trabajadores, desde los conserjes hasta los jefes de departamento. Esto plantea que hay que organizar el trabajo para que el mismo se efectúe en la forma más adecuada para los seres humanos. Implica además la organización de la gente para que pueda trabajar en forma productiva y eficaz, lo cual conlleva tomar en consideración las características fisiológicas, las habilidades y las limitaciones del ser humano. El recurso humano necesita incentivos, recompensas y factores que lo motiven a la participación, y situaciones en que pueda ejercitar su liderazgo y la ejecución de sus tareas en forma satisfactoria. Solamente la gerencia y los administradores pueden satisfacer esos requerimientos.

4. Empoderamiento ("empowerment")

Por otro lado, en la actualidad, uno de los últimos principios desarrollado en la fase gerencial es el concepto de potencializar o facultamiento que ciertamente amplía el rol del gerente moderno. El potencializar es una alternativa más en el campo gerencial que provee al gerente o administrador la oportunidad de crear y buscar alternativas estimulantes y motivadoras en la solución de problemas surgidos en una organización, dando énfasis en la toma de decisiones. Ese principio lleva al gerente a delegar cierto grado de autoridad, poder, y funciones a otro personal mayormente no gerencial en la toma de decisiones. Además, constituye una herramienta de reconocimiento cuando sobresalen en sus ejecutorias. Ese concepto podrá ser efectivo y exitoso especialmente cuando un gerente está convencido de la posibilidad de mejorar y realizar cambios positivos en su organización.

El gerente deberá poseer los conocimientos y las destrezas para ejecutar aquellas funciones que le permitan administrar. Tiene que entender cuál es su rol y qué es lo que está administrando. Debe concentrar sus esfuerzos en aquellas actividades que otros no pueden hacer por él, tales como:

a. Fijar los objetivos y determinar los medios adecuados, asegurándose de que en cada caso se utilicen las técnicas y procedimientos más idóneos.
b. Desarrollar una perspectiva clara del futuro y escoger las estrategias más adecuadas y efectivas.
c. Conocer cabalmente su oficio de jefe, y aceptar que otros especialistas hacen mejor que él los trabajos de su respectiva especialidad.
d. Plantear las preguntas pertinentes en torno a la dirección de las cosas, ideas y personas que trabajan juntas, y para con él.
e. Sustraer los puntos fundamentales de una discusión, lo importante de un escrito, la idea esencial de un informe.
f. Descargar aquella gestión que pueda ser delegable, pero asumir la responsabilidad propia que le incumbe como dirigente y guía de la organización.
g. Ofrecer confianza y respaldo a los supervisores y demás empleados asegurándoles que si solicitan su ayuda, la encontrarán.

La práctica de la administración es una experiencia de aprendizaje que nunca termina. No hay magia en las destrezas gerenciales. Se pueden adquirir y aprender. Nada contribuye más al crecimiento y desarrollo de un gerente que el estudio sistemático de los principios que gobiernan la gerencia, la obtención organizada de conocimientos y el análisis objetivo de cómo el ser humano se desenvuelve en todas las áreas de su trabajo y en todos los niveles de la gerencia. Sin embargo, debe destacarse que el gerente prueba su eficiencia solamente mediante la ejecución de tareas administrativas y mediante la obtención de logros, no a través de la mensura de los conocimientos que posee.

Ciertamente hay diferencias entre las tareas y funciones de un gerente y las de otro personal en el escenario de la organización. Al clasificar las funciones de los administradores deben distinguirse las operacionales tales como producción, contabilidad, compras, ingeniería, etc. de las propiamente administrativas. Las funciones operacionales difieren entre una empresa o agencia y otra, pero las tareas básicas del administrador como tal, son comunes a todas las empresas. Estas son: planificar, organizar, seleccionar y desarrollar el personal, dirigir, coordinar, informar y presupuestar.

Fuente: http://www.inteligencia-emocional.org/aplicaciones_practicas/ie_en_el_liderazgo.htm